Fase 2 · Medir
Cómo fijar los KPIs de un proyecto de mejora
Un KPI de proyecto dice de dónde parte el proceso, adónde tiene que llegar y para cuándo. Con una línea base medida, hitos intermedios y una tendencia, sabes si el proyecto va bien mucho antes de la fecha límite.
En resumen
Un KPI de un proyecto de mejora es un indicador medible con una línea base tomada antes de cambiar nada, un objetivo con fecha, hitos intermedios entre ambos y mediciones periódicas representadas como tendencia, para saber si el proyecto va en plazo antes de que acabe.
Qué es
La línea base es el valor medido antes de que el proyecto cambie nada. No se vuelve a tocar, porque la mejora se demuestra contra ella. El objetivo dice adónde quieres llegar y cuándo, los hitos parten la distancia en puntos de control y la tendencia sitúa cada medición frente a ellos.
Un proyecto necesita pocos KPIs: uno o dos que midan el objetivo del charter y, a menudo, un indicador adelantado que se mueva antes, para no tener que esperar meses a ver si los cambios funcionan.
Cuándo usarlo
- En la fase Measure, con el problema ya acotado y antes de analizar causas.
- Cuando el objetivo del charter tiene que convertirse en cifras que el equipo pueda seguir semana a semana.
- Cuando un proyecto dura meses y quien lo patrocina necesita ver avances antes del final.
Cómo hacerlo, paso a paso
- 1Define cada KPI con precisión. Qué se cuenta, desde dónde hasta dónde y cómo. «Semanas desde el primer día hasta el rendimiento estándar, por operario» no deja lugar a interpretaciones.
- 2Mide la línea base antes de cambiar nada. Con datos reales del pasado, y anotando el periodo y la fuente. Una línea base estimada no puede demostrar una mejora.
- 3Fija el objetivo y el sentido. Adónde quieres llegar y para cuándo, sacado del charter. Indica si es mejor que baje o que suba.
- 4Coloca hitos intermedios. Dos o tres puntos de control entre la línea base y el objetivo, en las fechas en que cada cambio debería notarse.
- 5Mide con un ritmo fijo y dibuja la tendencia. Cada semana o cada mes, siempre de la misma manera. Un punto suelto dice poco; la tendencia frente a los hitos dice si vas bien.
Ejemplo resuelto
Caso: una fábrica que quiere que los operarios nuevos lleguen antes a su rendimiento estándar.
| KPI | Línea base | Hitos | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Semanas hasta el rendimiento estándar (mejor si baja), medido cada semana | 14 semanas (últimos 11 operarios nuevos) | 12 a 31 de julio · 10,5 a 31 de agosto | 9 a 30 de septiembre |
| Rotación a seis meses de operarios nuevos (mejor si baja), medida cada mes | 36 % (4 de los últimos 11) | 28 % a 31 de julio · 20 % a 31 de agosto | 15 % a 30 de septiembre |
| Operarios nuevos con revisión semanal del progreso (indicador adelantado) | 0 % | 50 % a 30 de junio · 100 % a 31 de julio | 100 %, cada semana |
Errores frecuentes
- Fijar la línea base cuando los cambios ya han empezado, y perder o inventar parte de la mejora.
- Un objetivo sin fecha ni hitos, de modo que nadie sabe que el proyecto va tarde hasta el final.
- Cambiar a mitad de proyecto la forma de medir el KPI, lo que rompe la tendencia.
- Seguir solo un resultado retrasado, como la rotación, que tarda meses en moverse.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la línea base de un KPI?
El valor del indicador medido antes de que el proyecto cambie nada. Se queda fija y es la referencia contra la que se demuestra la mejora.
¿Qué diferencia hay entre un indicador adelantado y uno retrasado?
El retrasado mide el resultado cuando ya ha ocurrido, como la rotación a seis meses. El adelantado se mueve antes y lo anticipa, como el porcentaje de operarios nuevos con revisión semanal.
¿Cuántos KPIs debe tener un proyecto de mejora?
Pocos: uno o dos que midan el objetivo y, si ayuda, un indicador adelantado y otro que vigile los efectos secundarios. Con más, la atención se dispersa.
