Fase 1 · Definir
Cómo hacer un Project Charter, apartado por apartado
El Project Charter es el documento que da inicio a un proyecto de mejora: qué problema se resuelve, por qué importa, qué objetivo se persigue y quién participa. Alinea al equipo y a dirección antes de invertir tiempo.
En resumen
El Project Charter es el documento de una página que pone en marcha un proyecto de mejora: recoge el problema, el business case, un objetivo medible, el alcance, el equipo y los hitos, y el sponsor lo aprueba antes de empezar.
Qué es
Cabe en una página. Sus apartados básicos son la definición del problema, el business case, el objetivo, el alcance, el equipo y las fechas clave.
No es un documento cerrado: se revisa al final de la fase Measure, cuando los datos confirman o corrigen lo que se supuso al principio.
Cuándo usarlo
- Al empezar cualquier proyecto DMAIC, en la fase Definir.
- Cuando hay que conseguir el apoyo de dirección o de otras áreas.
- Cuando un proyecto crece sin control y hay que volver a acotarlo.
Cómo hacerlo, paso a paso
- 1Define el problema con datos. Qué pasa, dónde, desde cuándo y cuánto. Sin causas ni soluciones.
- 2Escribe el business case. Por qué importa ahora: coste, clientes, riesgo. Una cifra aproximada ayuda.
- 3Fija un objetivo SMART. Específico, medible, alcanzable, relevante y con fecha: de dónde a dónde y para cuándo.
- 4Marca el alcance. Qué entra y qué queda fuera. Es lo que evita que el proyecto se descontrole.
- 5Nombra al equipo y los hitos. Quién lidera, quién participa, quién patrocina y las fechas de cada fase.
Ejemplo resuelto
Caso: una fábrica que quiere que los operarios nuevos lleguen antes a su rendimiento estándar.
| Problema | Un operario nuevo tarda 14 semanas en alcanzar el rendimiento estándar, y 4 de los últimos 11 se fueron antes de seis meses. |
|---|---|
| Business case | Cada salida en los primeros seis meses cuesta unos 11.000 € entre selección y producción perdida. |
| Objetivo | Reducir el tiempo hasta el rendimiento estándar de 14 a 9 semanas, y la rotación a seis meses del 36 % al 15 %, antes del 30 de septiembre. |
| Alcance | Dentro: operarios de mecanizado y montaje, del primer día al alta en producción. Fuera: puestos de oficina e ingeniería. |
| Equipo | Responsable: jefa de formación. Equipo: producción, RR. HH. y dos operarios con experiencia. |
| Hitos | Define y Measure: 4 semanas · Analyze: 3 · Improve: 8 · Control: 6 meses de seguimiento. |
Errores frecuentes
- Poner la solución en el problema («falta un programa de formación»).
- Objetivos sin cifra ni fecha, imposibles de comprobar.
- Un alcance tan amplio que el proyecto no termina nunca.
- Redactarlo sin hablar con quien patrocina el proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Quién redacta el Project Charter?
El líder del proyecto lo redacta con el equipo y el sponsor lo aprueba. Su firma es lo que compromete tiempo y recursos.
¿Cuánto debe ocupar un Project Charter?
Una página. Si necesita más, es que el problema o el alcance aún no están claros.
¿El charter cambia durante el proyecto?
Puede cambiar, pero de forma deliberada: revísalo en cada cierre de fase y deja constancia de cualquier cambio de alcance, objetivo o fechas, con el visto bueno del sponsor.
