Fase 5 · Controlar
Cómo hacer un plan de control que sostenga las mejoras
El plan de control mantiene una mejora en su sitio cuando el proyecto ha terminado. Para cada paso crítico indica qué se mide, entre qué límites, cada cuánto, quién lo revisa y qué se hace si se desvía.
En resumen
Un plan de control es una tabla que, para cada paso crítico de un proceso mejorado, fija el indicador que hay que vigilar, sus límites, la frecuencia de revisión, el responsable y el plan de reacción si sale de límites. Es el entregable principal de la fase Control de DMAIC.
Qué es
Es una tabla breve, con una fila por paso crítico. Las columnas habituales son el paso, el indicador, los límites, el método de medición, la frecuencia, el responsable y el plan de reacción.
Es lo que convierte el resultado de un proyecto en la forma normal de trabajar. Se entrega a quienes llevan el proceso en el día a día, y tiene que funcionar sin el equipo del proyecto.
Cuándo usarlo
- En la fase Control, cuando las mejoras ya están implantadas y sus resultados confirmados.
- Antes de cerrar un proyecto y devolver el proceso a operaciones.
- Cuando una mejora anterior ha retrocedido y nadie se dio cuenta a tiempo.
Cómo hacerlo, paso a paso
- 1Elige los pasos críticos. Solo los que, si fallan, hacen volver el problema. Suelen ser los que cambiaron las mejoras.
- 2Define un indicador por paso. Algo que se pueda observar o contar, con la forma de medirlo por escrito.
- 3Fija los límites. El margen dentro del cual el paso está bajo control. Fuera de él, alguien actúa.
- 4Decide la frecuencia y el responsable. Cada cuánto se revisa y qué puesto lo revisa. Un puesto, no un nombre, para que el plan sobreviva a un cambio de persona.
- 5Escribe el plan de reacción. Qué hacer cuando un resultado sale de límites: la acción inmediata, a quién se avisa y cómo se investiga la causa.
- 6Entrégalo y revísalo. Repásalo con el responsable del proceso y revísalo en fechas fijas durante los primeros meses.
Ejemplo resuelto
Caso: una fábrica que quiere que los operarios nuevos lleguen antes a su rendimiento estándar.
| Paso | Indicador | Límites | Frecuencia | Responsable | Reacción |
|---|---|---|---|---|---|
| Asignar un compañero fijo | Operarios nuevos con el mismo compañero de referencia y del mismo turno | Todos, durante las primeras 8 semanas | Semanal | Jefe de turno | Reasignar en 24 horas y anotar el motivo |
| Seguir el itinerario de formación | Etapa alcanzada frente a lo previsto | Como mucho una semana de retraso | Semanal | Responsable de formación | Sesión de práctica adicional y revisión con el compañero |
| Proteger el tiempo de práctica | Horas en el puesto de práctica | Al menos 4 horas por semana | Semanal | Jefe de producción | Liberar un puesto de práctica en el turno siguiente |
| Mantener al día las instrucciones | Las instrucciones del puesto coinciden con la última versión | Ninguna versión desactualizada en uso | Mensual | Ingeniería de procesos | Retirarlas y actualizarlas en una semana |
| Dar de alta en producción | Semanas hasta el rendimiento estándar | 9 semanas o menos | En cada alta | Responsable de formación | 5 porqués sobre el caso si supera las 10 semanas |
Errores frecuentes
- Controlar todos los pasos en lugar de los pocos que hacen volver el problema.
- Límites sin plan de reacción: todos ven que el resultado se sale y nadie sabe qué hacer.
- Poner a una persona como responsable en lugar de un puesto.
- Redactarlo el último día del proyecto, sin las personas que lo van a usar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el plan de reacción en un plan de control?
Es la columna que dice qué hacer cuando un resultado sale de límites: la acción inmediata para contenerlo, a quién se informa y cómo se investiga la causa. Sin ella, el plan solo deja constancia de los problemas.
¿Qué diferencia hay entre un plan de control y un gráfico de control?
Un gráfico de control muestra si una medida varía dentro de sus límites naturales a lo largo del tiempo. El plan de control es la tabla más amplia que dice qué vigilar, cómo y quién actúa; un gráfico de control puede ser el método de una de sus filas.
¿Cuánto tiempo debe mantenerse un plan de control?
Mientras el proceso siga en marcha. Los primeros meses se revisa de cerca; cuando los resultados son estables, se puede reducir la frecuencia y las revisiones pasan a formar parte de la gestión diaria.
