Fase 4 · Mejorar
Cómo organizar un evento Kaizen, de la preparación al seguimiento
Un evento Kaizen reúne durante unos días a un equipo pequeño para mejorar un proceso concreto, con las personas que hacen el trabajo. Los cambios se prueban allí mismo, no se quedan en un informe.
En resumen
Un evento Kaizen es un taller de mejora corto e intensivo, normalmente de tres a cinco días, en el que un equipo de varias áreas estudia un proceso, elimina desperdicios y deja implantada la nueva forma de trabajar antes de terminar.
Qué es
Kaizen significa en japonés «cambio a mejor». Como filosofía, es mejorar un poco cada día; un evento Kaizen concentra ese esfuerzo en unos pocos días y en un problema bien acotado.
Los días del evento son solo la parte visible. Buena parte del resultado depende de lo que pasa antes (alcance, equipo, datos) y después (las acciones que quedan abiertas y el seguimiento que hace que el cambio se mantenga).
Cuándo usarlo
- En la fase Improve, cuando ya se conocen las causas raíz y hay que diseñar y probar la solución.
- Cuando el problema está dentro de un proceso o un área que un equipo pequeño puede cambiar en pocos días.
- Cuando el cambio tiene que diseñarlo la gente que hace el trabajo para que lo haga suyo.
Cómo hacerlo, paso a paso
- 1Prepara el alcance y los datos. Acuerda con quien patrocina qué proceso, qué objetivo y qué queda fuera. Reúne los datos de partida antes del primer día.
- 2Elige un equipo pequeño y variado. Entre cinco y ocho personas: quienes hacen el trabajo, alguien del paso siguiente y alguien ajeno a cómo se hace hoy.
- 3Ve a ver el proceso actual. Pasa el primer día donde ocurre el trabajo. Dibuja cómo se hace de verdad, no cómo dice el procedimiento que se hace.
- 4Diseña y prueba los cambios. Elige los cambios que atacan las causas raíz y pruébalos en el proceso real durante el evento. Ajusta tras cada prueba.
- 5Estandariza y presenta. Deja por escrito la nueva forma de trabajar, forma a quien no estuvo y presenta a dirección los resultados y las acciones abiertas.
- 6Haz el seguimiento a los 30 días. Cierra las acciones pendientes y revisa el indicador. Sin seguimiento, el proceso tiende a volver a la forma antigua.
Ejemplo resuelto
Caso: una fábrica que quiere que los operarios nuevos lleguen antes a su rendimiento estándar.
Evento Kaizen sobre la formación de operarios nuevos, línea de montaje, cuatro días
- 1Antes: quien patrocina aprueba el alcance (operarios de montaje, del primer día al alta en producción) y el objetivo de 9 semanas hasta el rendimiento estándar. Se recogen los datos de los últimos 11 operarios nuevos.
- 2Día 1: el equipo (responsable de formación, un jefe de turno, dos operarios con experiencia, el último operario incorporado y RR. HH.) acompaña a un operario nuevo durante un turno completo y dibuja cómo se forma de verdad.
- 3Día 2: se comprueban en la línea las causas ya encontradas: no hay itinerario de formación, se forma por imitación y el compañero de referencia cambia con los turnos. El equipo esboza un itinerario de cinco etapas para el puesto.
- 4Día 3: se prueban las dos primeras etapas con el último operario incorporado y se reescriben las instrucciones de trabajo a medida que se ensayan. Los jefes de turno acuerdan un compañero fijo, del mismo turno, durante las primeras ocho semanas.
- 5Día 4: el itinerario y una hoja semanal de progreso pasan a ser el estándar. Se presentan al director de planta los resultados y una lista de acciones a 30 días, cada una con responsable y fecha.
- 6A los 30 días: se revisan las acciones abiertas y se compara el tiempo hasta cada etapa con lo previsto para los operarios que han empezado desde entonces.
Errores frecuentes
- Hacer el evento sin preparación: los dos primeros días se van en buscar datos y acordar el alcance.
- Un alcance demasiado amplio para unos pocos días, que acaba en una lista de ideas en lugar de cambios implantados.
- Dejar fuera a quienes hacen el trabajo, o llamarlos solo para contarles el resultado.
- Dar el último día por terminado: las acciones abiertas y el seguimiento forman parte del evento.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre kaizen y un evento Kaizen?
Kaizen es el hábito de mejorar un poco cada día. Un evento Kaizen es un taller planificado que concentra la mejora en un proceso durante unos pocos días.
¿Cuánto dura un evento Kaizen?
Normalmente de tres a cinco días, con una preparación en las semanas previas y un seguimiento unos 30 días después. Los problemas muy acotados pueden resolverse en menos días.
¿Quién debe participar en un evento Kaizen?
Las personas que hacen el trabajo, alguien de los pasos anterior y siguiente, una persona que facilite y quien patrocina, con capacidad para aprobar cambios en el momento. Entre cinco y ocho personas es un tamaño manejable.