Phase 4 · Améliorer
Organiser un événement Kaizen, de la préparation au suivi
Un événement Kaizen réunit pendant quelques jours une petite équipe pour améliorer un processus précis, avec les personnes qui font le travail. Les changements sont testés sur place, pas laissés dans un rapport.
En bref
Un événement Kaizen, ou chantier Kaizen, est un atelier d’amélioration court et intensif, en général de trois à cinq jours, où une équipe pluridisciplinaire étudie un processus, élimine les gaspillages et met en place la nouvelle façon de travailler avant la fin de l’atelier.
De quoi s’agit-il
Kaizen signifie en japonais « changement pour le mieux ». Comme philosophie, c’est l’amélioration au quotidien, par petits pas ; un événement Kaizen concentre cet effort sur quelques jours et sur un problème bien délimité.
Les jours de l’atelier ne sont que la partie visible. Le résultat dépend pour beaucoup de ce qui se passe avant (périmètre, équipe, données) et après (les actions restées ouvertes et le suivi qui fait tenir le changement).
Quand l’utiliser
- En phase Improve, quand les causes racines sont connues et qu’il faut concevoir et tester la solution.
- Quand le problème se situe dans un processus ou une zone qu’une petite équipe peut changer en quelques jours.
- Quand le changement doit être conçu par ceux qui font le travail pour qu’ils se l’approprient.
La méthode, pas à pas
- 1Préparez le périmètre et les données. Convenez avec le sponsor du processus, de l’objectif et de ce qui reste hors périmètre. Rassemblez les données de départ avant le premier jour.
- 2Choisissez une équipe restreinte et variée. Cinq à huit personnes : ceux qui font le travail, quelqu’un de l’étape suivante et quelqu’un d’extérieur à la façon de faire actuelle.
- 3Allez voir le processus actuel. Passez le premier jour sur le terrain. Décrivez comment le travail se fait vraiment, pas comment la procédure dit qu’il se fait.
- 4Concevez et testez les changements. Retenez les changements qui s’attaquent aux causes racines et testez-les dans le processus réel pendant l’atelier. Ajustez après chaque essai.
- 5Standardisez et présentez. Formalisez la nouvelle façon de travailler, formez ceux qui n’étaient pas là et présentez à la direction les résultats et les actions ouvertes.
- 6Faites le suivi à 30 jours. Soldez les actions en cours et vérifiez l’indicateur. Sans suivi, le processus a tendance à revenir à l’ancienne façon de faire.
Exemple corrigé
Cas : une usine qui veut que ses nouveaux opérateurs atteignent plus vite le rendement standard.
Événement Kaizen sur la formation des nouveaux opérateurs, ligne de montage, quatre jours
- 1Avant : le sponsor valide le périmètre (opérateurs de montage, du premier jour au passage en production) et l’objectif de 9 semaines pour atteindre le rendement standard. Les données des 11 derniers nouveaux opérateurs sont rassemblées.
- 2Jour 1 : l’équipe (responsable formation, un chef d’équipe, deux opérateurs expérimentés, le dernier opérateur arrivé et les RH) suit un nouvel opérateur pendant un poste complet et décrit comment la formation se passe réellement.
- 3Jour 2 : les causes déjà identifiées sont vérifiées sur la ligne : aucun parcours de formation, apprentissage par imitation, un parrain qui change avec les équipes. L’équipe ébauche un parcours en cinq étapes pour le poste.
- 4Jour 3 : les deux premières étapes sont testées avec le dernier opérateur arrivé, et les instructions de travail sont réécrites au fil des essais. Les chefs d’équipe s’accordent sur un parrain fixe, de la même équipe, pendant les huit premières semaines.
- 5Jour 4 : le parcours et une fiche de progression hebdomadaire deviennent le standard. Les résultats et un plan d’actions à 30 jours, chaque action avec un responsable et une échéance, sont présentés au directeur d’usine.
- 6À 30 jours : les actions ouvertes sont passées en revue, et le temps passé à chaque étape est comparé au plan pour les opérateurs arrivés depuis.
Erreurs fréquentes
- Lancer l’atelier sans préparation : les deux premiers jours passent à chercher des données et à s’accorder sur le périmètre.
- Un périmètre trop large pour quelques jours, qui se termine par une liste d’idées au lieu de changements en place.
- Écarter ceux qui font le travail, ou ne les convier que pour leur annoncer le résultat.
- Considérer le dernier jour comme la fin : les actions ouvertes et le suivi font partie de l’événement.
Questions fréquentes
Quelle différence entre le kaizen et un événement Kaizen ?
Le kaizen est l’habitude d’améliorer un peu chaque jour. Un événement Kaizen est un atelier planifié qui concentre l’amélioration sur un processus pendant quelques jours.
Combien de temps dure un événement Kaizen ?
En général trois à cinq jours, avec une préparation dans les semaines qui précèdent et un suivi une trentaine de jours après. Un problème très délimité peut se traiter en moins de jours.
Qui doit participer à un événement Kaizen ?
Les personnes qui font le travail, quelqu’un des étapes amont et aval, un animateur, et un sponsor capable de valider des changements sur le moment. Cinq à huit personnes est une taille qui fonctionne.